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OA系统帮你跟预算超支说再见!
发布日期:2017-12-16     浏览次数:2673

OA系统:是时候说再见了,预算超支!

随着企业成本的不断攀升,利润空间越来越小,费用管控变得越来越重要。OA系统预算管理作为帮助协调和控制一定时期内资源的获得、配置和使用的方式,早已成为财务、管理工作中不可或缺的一部分。

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那么,如何才能避免大量款项的不翼而飞?如何才能细化费用管控避免预算超支?针对这一问题,OA系统通过对错综复杂费用的智能预警,从个人、部门及两者相结合的角度,实现企业费用的精细化管控,从而彻底告别预算超支。

1、给每笔费用装上“GPS”

精细预警全面管控

每笔费用用在哪里,何种用途,报销人是谁,在OA系统费用清单上所有信息一览无余。而通过设置具体款项的预警值,从时间维度与周期维度对费用进行精细化的分配与管控,就如同给每笔费用装上“GPS”实时定位仪,跟踪部门、个人、项目的费用使用情况。

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在费用设置中,对某一预警对象可进行预警方式、预警数值、预警周期等的设置。对于大多数公司,不同时间段市场推广力度、活动策划等会有相应的变化,例如在年终冲刺旺季,公司的预算支出相较于平时可能会有大幅度的提升。针对这一现象,可根据“年、季度、月度”等实际情况对预警对象的预警值进行设置。同时,也可自定义预算周期,在系统日历中选出具体的时间段即可设置。

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另一方面,对于不同的预警对象所投入的预算支出也会有差异。在OA系统中,可细化到针对每个人、每个角色、每个岗位的预警值设定。同时,为了增加设置的便捷性,可勾选“相同角色”、“相同部门”进行相同预算方案的统一设置。

2、“一刀切”不如“按需分”

部门、个人多维管控

预算就相当于一块“蛋糕”,“一刀切”不如“按需分”,给产能较高或支出较高的部门或个人更多预算有助于公司业绩的持续增长与良性运转。基于不同的管理场景,OA系统提供三种费控模式:个人费控、部门费控及两者综合角度下的费控管理。

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个人费控模式。对管理模式扁平化的用户,费用的控制相对垂直化,主要从个人角度进行费用控制。通过设置每一位员工的费用预算,比较清晰直观的呈现出资金走向。

部门费控模式。部门费控模式相较于个人费控模式,给予部门主管更多灵活分配报销额度的空间。以各部门实际情况出发,在实现部门费控的基础上,确保部门里个人的合理预算分配。

综合费控模式。对于业务复杂的一些大型集团公司来说,费用变量较多,主要从个人与部门相结合的角度进行费用管控。部门层面上的市场营销费用、差旅费等皆计入部门,个人所产生的费用计入个人,部门与个人已报销、剩余报销、总报销金额一目了然,让企业费用控制更精准、更具价值导向。

3、实时费用统计

超支自动“节流”

系统智能监控每笔资金的动向,实时统计与分析预算情况,并对超支“动作”进行及时反馈。员工每进行一笔报销,系统中的报销数据也会随之更新,包括当前该员工可报销的总额是多少,已报销了多少额度,还剩下多少额度可以报销,以及该员工所在部门离预警值还差多少额度等。

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当出现超支情况,可根据公司实际情况提供两种解决方案。第一种,直接限定超支后报销申请被驳回;第二种情况则相对灵活,员工仍然可以提交报销申请,但会增加审批节点以确认该申请是否应该通过,这对一些特殊情况下的预算超支有较好的管控效果。

预算的制定对于公司整体规划有着至关重要的作用,预算超支却是令人头疼的一大难题。泛微OA系统通过全面而精细的预算管控体系,对超支情况进行智能预警,真正使企业告别预算超支,从而节省成本实现利润最大化

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