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协同理念为OA重新诠释应用价值

相比其他的信息化领域, OA 的历史可谓 " 悠久 " ,甚至可以追溯到企业信息化建设的起步阶段。与 ERP 、 CRM 等轰轰烈烈的发展相比, OA 在二十多年的发展历程中可谓 " 不温不火 " ,从某种角度来看更像是弃之可惜,食之无味的鸡肋。事实上,长期以来一直兢兢业业担负着 " 办公自动化 " 重任的 OA ,一方面帮助企业从传统的手工办公迅速迈向了无纸化办公,从而成为信息化建设道路上的一个里程碑标志;另一方面,随着市场大环境的变化,企业管理理念的不断更新,传统的 OA 由于其局限性已经越来越不能满足企业管理的需求。

然而 OA 并没有就此 " 沉沦 " ,继协同理念、协同应用产生之后,长期 " 疲软 " 的 OA 开始出现生机,并日益呈现出欣欣向荣的景象。透过现象看本质,当 OA 纳入了先进的理念, OA 的体系架构发生着变化,承载的内涵正不断延伸的时候,我们认识到如果 OA 的定义和应用被重新诠释,也许在不久的将来, OA 不仅不会日薄西山,相反还会成为信息化领域的一支强势的生力军。

在我们尝试对 OA 再一次审视和探求它的价值之前,有必要通过回顾 OA 的发展史来分析一下传统 OA 的应用特性。

应用的困惑: OA 的专长是 " 文秘 " ?

如果说以文档电子化为标志的 OA 为企业打开了一扇通向 " 无纸化办公 " 的大门;随后实现了工作流自动化阶段的 OA 则开始把企业各人员、各部门通过流程关联在一起;而从 C/S 结构全面转向 B/S 结构的 OA 从技术上解决了远程办公和移动办公的需求,并向互联网环境下的无障碍办公跨进了一步;那么同时我们也不得不注意到,尽管在发展过程中,新的技术、新的功能不断地在为 OA" 增加砝码 " ,起源于政府办公的 OA 却似乎一直没有跳脱出最初的模式。现在一提到 OA ,我们还是会很自然地把它与 " 公文管理 " 、 " 新闻通告 " 、 " 日程安排 " 等联系在一起,至于日后加入的一些功能,至多也只是将原来手工处理的事务进行了所谓的 " 电子化 " 。也许 " 办公自动化 " 固有的含意限定了我们对 OA 的 " 联想 "―― " 办公 " 是否就指公文流转、档案管理、人事信息、日程安排、通知公告;而把一些数据转换成电子的格式保存起来,用简单的工作流程、 BBS 或信息发布实现数据的共享和沟通是否就叫 " 自动化 " 呢?

当企业业务流程日益复杂,业务与业务之间关联与交叉频繁;海量信息呈线性增长,知识共享和积累迫在眉睫;人与人之间,部门与部门之间,企业与企业之间的沟通和协作愈发凸现重要性的时候,我们发现,传统 OA 所处理的信息和涵盖的范围实在有限,而其在协同性和灵活性方面更无法满足企业的需求。 " 文秘 " 像是 OA 的专长,企业用它来进行一些基础的事务处理,甚至更多的时候,只是把它作为可以廉价获得的软件产品,可以摆脱一部分的手工办公并迈入信息化建设大门的 " 过渡性管理工具 " 。当企业需要进一步的信息化规划时,原有的 OA 系统常常被 " 冷落 " 在一边。
那么 OA 的定位是否只能是 " 文秘 " , OA 的价值到底在哪里?

换个角度思考:寻求 OA 的价值

当我们把目光从 " 办公自动化 " 的固有定义中移开,更广泛的关注企业的管理和运营时,我们发现,从信息管理的角度来讲,企业的信息涵盖各个业务环节,并随日常工作不断的变化着,信息量也呈现线性的增长,这些信息包括企业的新闻、通知公告、企业内部积累或从外部获得的知识、企业的各种业务数据等 , 同时,这些信息又以不同的结构(如 EMAIL 、备忘录、通讯、演示文档、扫描文档)在不同的数据库、主机、文件服务器、应用系统上存在,而成为孤岛式的分布,相互之间缺乏关联的通道,给企业获取、甄别和利用信息带来了障碍;从企业管理的角度来讲,日常的办公事务还涵盖了对人力资源、项目、资产、各种业务流程等方面的管理,而这些管理环节彼此关系紧密,环环相扣,每一个环节的因素变化都会对其他环节产生影响;从业务运作的角度来讲,企业中每项事务的进行都需要相关的人、财、物、信息、知识等各种资源的有效配合,如信息的共享,知识的积累和传播,人员、财力、物资的合理调配,人与人、部门与部门、企业与企业之间基于一致性的协作等。

而传统的信息化建设给企业带来便利的同时,也不可避免的产生了 " 信息孤岛 " 、 " 应用孤岛 " 和 " 资源孤岛 " 三大难题。很多时候,企业上了各种专业软件,却依然面临资源难以统一管理,信息系统各自为阵的情况,因而需要利用新的信息技术,打通这些资源之间的孤岛,从管理的局部优化进而到整体上的优化;同时,企业也从关注某方面的管理工具,到关注整体的应用,希望通过一个统一的平台来实现对各种运营环节的掌控、调配和协作。

由此我们发现,一方面是企业对整合资源的需求,另一方面是各种专业软件在凸现其局部管理优势的同时,“协同和整合”上的不足。因此在传统的办公套件和各种专业软件之间还有一个重要的断层,就是协同应用。与关注局部管理的软件不同,协同应用更关注于对企业各种分散存在或被分隔的资源进行整合,从而发挥这些资源最大的价值。而协同理念的本质也正是在于打破资源(人、财、物、信息、流程)之间的各种壁垒和边界,使它们为共同的目标而进行协调的运作。

当协同理念、协同应用被纳入传统的 OA 系统中时,它就不再仅仅承担 " 文秘 " 的角色了,协同应用将帮助 OA 实现再一次的飞跃 ―― 从传统 OA 到协同 OA 的飞跃。

协同 OA :把应用提升到新的高度

协同 OA 脱胎于传统 OA ,又摆脱了传统 OA 的局限,顾名思义,它实现了全面的协同性。这个协同性概括起来体现在三方面:

" 信息网状 " ,即打破信息孤岛,为原本割裂的信息节点提供立体化的 " 网状 " 关联通道,从任何一个信息节点都可以到达任意的相关信息节点,从而建立一个立体的、多维的信息获取、共享和使用的环境; " 业务关联 " ,即提供对各个业务环节进行整合的方案,面向整个业务过程来进行管理。每个应用都可以自动启动其他的关联应用,并完成相关数据的更新; " 随需而应 " ,企业的 " 人 " 、 " 财 " 、 " 物 " 、 " 信息 " 和 " 流程 " 进行了充分的整合并进行统一的管理。当企业触发一个业务过程的时候,相关资源可以随之被调动并被自动加入,从而进行紧密的协调和运作。

在协同的体系下,协同 OA 体现出更高层面上的应用价值和独有的特性:
关联 :传统 OA 中的信息和应用往往是相互孤立的,而且由于其局限性,它们也难以与企业的其他资源进行互动。而协同 OA 更像是 " 管道工 " 、 " 编织工 " ,让企业更方便的建立各种资源之间的通道并形成逻辑上的关联。通过这样的关联,一方面企业可以更准确、全面的了解各种信息,为决策提供更科学的依据;另一方面也便于企业对人、财、物、信息和知识等进行集中的管理和优化的调配。

协作 :传统 OA 的协作是浅层次的,一般多采用邮件、 BBS 、即时聊天工具、简单流程等方式来进行沟通,沟通的内容零散而有限,之后也很难对其结果进行进一步的整理。而协同 OA 中的协作则贯穿于管理的各个环节。从协作的内容来说,可以是企业积累的各种知识文档,或是项目进展中的某个任务,或是企业的一个合同会签流程;从协作的对象来说,可以是一人对一人,或多人对多人,可以发生在企业同一部门员工之间,也可以发生在跨部门员工之间,可以是总部与分支机构的协作,也可以是不同企业,企业与客户或合作伙伴之间的协作;从协作的方式来说,可以通过知识文档、主题讨论区、网上会议、即时聊天、任务分配等进行协作。同时,协作的过程和结果可以在系统中得到很好的管理,并最终形成知识体系的一部分。

灵活
:协同 OA 的灵活性一方面体现在其强大的可定制性和扩展性,可以满足不同企业的个性化需求,或者满足企业在不同发展阶段中由于组织结构、人员结构、业务流程变化等产生的需求。另一方面也体现在其帮助企业创造了一个开放的、灵活的、个性化的办公环境。

深化 :传统 OA 的应用仅仅是从静态的、孤立的、浅层次的意义上实现办公自动化。而协同 OA 则大大扩展了它的内涵,加深了它的应用。它 ?quot; 整合 " 为目标,以 " 协同 " 为手段,将触角延伸到企业管理和运营的各个环节中,例如知识文档、项目、资产、财务、客户、流程等,并以统一的界面为用户提供个性化的信息。同时,协同 OA 还将利用各种技术手段,进一步实现与各种专业软件间的对接。
总结来说,协同 OA 完全摆脱了 " 文秘 " 的角色,它不再是为企业提供信息发布和流程处理的工具,而是将先进的管理思想和业务模式融入产品的功能架构中,以更广阔的角度诠释 " 办公自动化 " 的涵义,帮助企业搭建一个关联、协作、灵活、深化的管理平台,让企业可以将管理的视野延展到各个环节,并方便对各种资源进行整合和优化,实现集中、灵活和高效的管理,从而提升其竞争力。
协同应用市场现正高速度发展着,而其中最典型的,也是发展最快的领域便是协同 OA 。我们相信,随着协同应用的日趋成熟,协同 OA 给传统办公自动化带来的变革必将掀起信息化领域的新高潮。

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