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OA的新一轮革命-协同OA

OA 难以避免的尴尬

OA 在中国信息化的早期一直扮演着重要的角色。那时问到是否上了信息化,大多都指办公自动化系统,而企业也把 OA 作为除财务系统之外的软件采购首要的考虑对象。起源于政府公文和档案管理的 OA ,经过一段时间的发展,在企业中也得到越来越广泛的应用。除了政府的收发文管理、档案管理、公告牌这些传统功能外,又逐步加入了 BBS 、日程安排、人事管理等功能。 OA 似乎如它最初的定义那样,达成了所谓的“ Office Automation ”-即通过电子化日常事务流程和各种信息,实现无纸化办公。

然而在这种情况下,传统 OA 的所有作用不过是用计算机的操作代替了部分手工处理的信息和办公流程,除了利用计算机技术的一些先进性,并没有基于任何的先进管理理念和方法。而传统办公自动化产品所涵盖的企业管理的方面以及功能的深度和广度,也是非常让人失望的。更尴尬的是,在管理软件市场越来越细分,而用户要求日益深入的今天,发展了几十年的 OA 领域并没有出现令人瞩目的革命――不象 ERP ,从 MRP/MRP II/ERP/ERP II 一路走来,并分化出更多的新领域如 CPC (协同产品商务)等。当信息化轨道上已经跑上了“磁悬浮”, OA 依然是辆吱呀作响的老牛车。

仔细分析一下也许就会发现传统 OA 为何受到用户和厂商双方面的冷落。一方面,传统 OA 简单的功能在企业的业务流程日益复杂,海量信息呈线性增长的今天,愈发显得力不从心,更多时候,它只是提供一种信息发布、查看和类似 BBS 的功能,而其所包含的一些功能也在被更为专业的软件所“瓜分”;同时,当我们把目光从传统 OA 所涵盖的功能上移开就会发现,企业除了日常办公之外还有人事、客户、财务、销售等管理需求,于是企业不得不建立各种信息化系统,而这些系统很少能够被协调起来,企业常常面临着要在不同应用平台、数据库之间切换的烦恼,传统 OA 却无法担当“集成”的角色,为企业提供整合这些信息和应用的前台。另一方面,在市场化和全球一体的经济环境下,企业间日益强调协作,跨部门、跨组织、跨企业、跨地域的工作每天都在进行,而传统 OA 落后的架构及功能设计显然无法满足企业高度灵活性和协作性的要求。

OA 缘何道协同

虽然传统 OA 已然无法跟上时代的脚步,但细心的人们发现, OA 的市场在悄悄酝酿着一场变革, OA 领域里正越来越频繁的出现一个词“协同”,无论是业界评述的文章,还是供应商的产品宣告,都前所未有的一致,不约而同的倡导着“协同”的理念。一时间,上百 OA 厂商舞动着“协同”的旗帜纷纷抢滩“协同 OA ”的市场。

协同,这其实并不是个新名词,或者说在信息化的进程中被一直有意无意的实践着。早期的 EMAIL 、 BBS 其实就已经在一定程度上实现了人与人之间信息沟通的协同,而九十年代后期随着互联网大潮产生的电子商务,也是一种 B2B 或 B2C 之间交易的协同。但现在,协同已经被提升为一种信息化的思想,一种企业管理的理念而被业界齐声呐喊――这似乎预示着信息化之路的一个新方向。

就象任何事物的产生都必然有培育它的土壤一样。协同的产生也有它的根源,从管理理念上来说,协同就是为共同的目标而协调各种相关资源,使其优化并进而发挥最大的价值。长久以来,这些资源,包括各种信息、数据、流程、人员、物资等缺乏有效的组织和管理,或是被分散在各种应用系统中。尤其是进入二十一世纪,随着经济环境的变化,企业更多的面临着信息高速膨胀、竞争异常激烈的挑战,因而也就越来越注重信息的高度共享,业务流程的平滑链接,以及在此基础上进行的跨组织、跨地域的灵活协作。而可以对各种信息、流程、资源进行高效的整合的“协同应用”因其适合企业“整合资源、协同工作”的需求,自然成了被关注的“焦点”。

创新的协同理念在近几年加快了其发展的脚步,正在贯穿信息化的各个领域。它提供了整合各种信息孤岛和应用孤岛的解决方案,从而可以让企业把精力集中到自身的核心业务上,有效提升企业的竞争力。贴合发展需求的总会受到青睐,被业界和用户一致看好的协同软件市场由此日渐“百花齐放”,传统 OA 也因为注入了这样一个全新的理念重新焕发出了勃勃生机。

而软件供应商也看好了这个时机,中国的上百家厂商和包括 IBM 、微软、 ORACLE 在内的国际巨头都纷纷推出自己的协同 OA 产品。

到底是什么协同

放眼新崛起的“协同 OA ”市场,我们发现,从管理理念上的“协同”转化为软件应用的“协同”,这中间由于厂商各自的理解,实现方法,技术手段等的不同,而使得协同 OA 愈发凸现其在共同的基本理念下的个性化。

对于 2002 年 7 月正式宣布进入协同办公软件市场的 Oracle 来说,牢牢把握现在的协同软件的市场机遇是 Oracle 的重要战略之一。 Oracle 协同套件包括基础架构组件( Oracle 9i Datebase , Oracle 9i Application Server )和应用程序组件(通用通信、实时协作、企业内容管理、活动访问等),而其的协作理念也贯穿上层的应用系统和底层的架构中。例如利用 Oracle 9i Database 可将所有的协作内容集中并整合到一个公用数据仓库中,降低了对各种不同的电子邮件服务器、日历服务器、语音服务器和文件服务器进行获取、维护和支持的成本; Oracle 的协作套件还把电子邮件、语音邮件、传真、目录、文件、日历和网络会议等链接起来,员工可以通过一个公用的 WEB 界面,基于标准的桌面客户端(包括 outlook ,无线、传真及语音选件)来进行访问,同时, Oracle 还表示其协作套件的功能还能与其他 Oracle 应用程序进行集成,其中的“水平”协作应用程序(电子邮件、日历、文件、实时协作和搜索)能够共享数据,并被“垂直”业务系统访问。

今年二月获富达国际 1300 万美元投资从而创下软件融资金额最高纪录的点击科技,也是崛金“协同市场”中引人注目的一员。其对主打产品――竞开协同之星( GK-Star )的定位是:实现敏捷组织的协同管理。而协同之星也在功能设计上着力体现其协同的理念――创建以“综合通讯”、“协同工作”与“联系人管理”(统称为“ 3C ”功能)为核心的协同通讯与协同管理环境。协同之星除了支持固定的办公流程,还可以就临时的任务组建灵活的虚拟团队,快速建立协作区并提供实时的信息共享、讨论区、即时通讯等多种协作工具,从而实现跨地区、跨部门的快速团队合作。如其全国巡展活动的主题所言,协同之星要实现的是“动态团队、协同管理”。

另一支协同领域里的生力军泛微软件,对协同的运用则表现在“信息的网络化、应用的集成化、资源的整合化”,其产品 e-cology 也在功能架构上突出协同理念,以企业“网状信息”和“业务关联”的思想搭建协同平台,信息在系统中形成一张立体和多维的信息网,并集成企业的各种相关应用,在此基础上实现跨部门、跨企业的信息共享和业务的协作。而 e-cology 没有传统的 OA 界面,取而代之的是七大紧密集成的模块,涵盖企业知识、人力、客户、项目、财务、流程、资产等各方面。泛微自己的理解是协同不仅是文档、办公流程等的协同,而应涵盖到企业相关业务的各个方面,例如项目的协同、知识的协同等, OA 的概念在 e-cology 中似乎被更为宽泛化了。

冠群联想也推出了问鼎协同办公系统,问鼎办公是“融入办公自动化和企业信息门户功能的新一代办公自动化系统——具有内外网结合的协同办公功能”。它构建于 CA 的企业信息门户产品 Cleverpath portal 和 IBM 公司的 Notes 之上,以流程引擎( Flow Engine )为基础,融入企业信息门户的功能,并与 Word 和 WPS 实现了集成。其特点是可以通过一个统一的信息门户为用户提供简便、易用的业务管理应用平台,并采用先进的网站架构,与现有的 WEB 应用系统进行快速整合。

各厂商对协同的理解各有侧重,并体现在产品的架构和功能设计方面,可以说协同 OA 市场是“百家争鸣”,欣欣向荣。虽然协同 OA 千人千面,但细细分析下来就会发现,它们都在不同程度、不同层面、不同角度实践着“协同”的理念。而用户也可以结合自身的需求,选择一款适合的协同办公系统。

协同 OA 前景可喜

协同 OA 尚是一个新生市场,但前景十分看好。据 Gartner 、 Aberdeen 、 IDC 等权威机构的统计,早在 2001 年美国协同软件市场份额已经达到 3% ~ 5% ,与 ERP 、 CRM 等管理软件的缓慢增长相反,协同软件的年增长率高达 15% 。协同软件将成为继 Office 之后软件产业最大的一次发展机会。另据分析, 2005 年中国协同软件的市场份额为全球的五至八个百分点,即 25-40 亿美金的收入。

而对协同应用最典型的是 OA 系统,目前有超过一半的 OA 系统是建立在协同软件平台之上。协同 OA 不仅为用户提供了新的选择,从根本上来说,纳入先进管理理念的协同 OA 必将是办公自动化领域的一场深刻的革命。

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