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浙江大学

浙江大学创立于1897年,是一所历经岁月洗礼的顶级学府,在我国乃至海内外声誉卓著。“国有成均,在浙之滨”,今天的浙江大学,正努力建设世界一流的综合型、研究型、创新型大学。

三次升级探索,浙大OA建设发展

在办学路上,浙江大学着眼全局,在“校务管理服务”和“教育教学”两方面双管齐下,持续创新推动变革;另外,运用信息化手段来辅助办学的现代化思路助力浙大持续发展!十多年来,协同OA一直是浙江大学重点关注和探索的管理支撑平台,浙大人持续努力不断革新OA系统来适应浙大新阶段的发展需求。

第一阶段:Lotus OA

1998年,浙大启用Lotus OA系统,以邮件流转实现电子化办公。

第二阶段:定制OA

2007年,为满足高校个性化的管理需求,浙大选择定制化OA,实现公文流转、服务事项审批工作。

第三阶段:平台化OA

2016年,为实现更便捷的全员协同办公及移动办公,选择泛微进行平台化OA部署,实现电子公文全流转,服务事项审批“一站式”网上办理,以及全面移动化办公。

浙大根据其管理特点和现实需求,利用泛微“1套系统平台、5大核心支撑引擎、6个核心功能模块”的解决方案实现新OA设想落地。

1套平台,5大引擎,6大功能

浙江大学新OA系统架构

 

组织架构、用户体系管理,上万名教职工共用一套OA

新OA系统全面覆盖浙大所有机构,涉及上万名教职员工。泛微将浙大分为校级机构、院级机构和临时议事机构三大层级维护,赋予三级用户(校级用户、院级用户和值班用户)对应权限,构建起校院两级行政人员全员参与、校院两级既协同、又相互独立应用的授权体系组织架构,满足高校多层次、多业态、多管控模式的管理诉求。

新OA组织架构、用户管理体系

 

信息门户平台构建,打造一体化办公桌面

信息门户是OA中信息分类聚合的窗口,新OA将待办事项、待阅文件、通知公告、日历日程、快速链接等应用集中到一起,为浙大教职工打造一体化的办公桌面,包括校领导桌面、两办办公桌面、院级办公桌面、管理员办公桌面、统一办公桌面等。

桌面版块根据用户类型个性化定制,桌面内容随用户类型智能推送,各层级机构人员每日工作只需关注着桌面都能搞定。

校领导办公桌面

两办办公桌面

 

 

流程管理平台架构,实现校院两级联动

梳理三大类流程,实现校院两级联动:

校级流程:校级对下的信息传达和批示督办

院级报校级流程:院级向校级的报批

院级内部流转流程:院级与院级之间的信息传递

通过统一表单结构、按照权限架构查看/显示/编辑和跟踪批示意见、批示意见默认设置、短信催办、流程反馈图标、加减签、补充意见等细节的设计,实现校院之间、院院之间规范灵活的信息流转。

校级对院级流转流程

院级报校级流转流程

院级内部流转流程

 

通过上述严谨的流程管理平台架构,泛微OA规范浙江大学公文管理的各项要点,总顺序号、文号种类、发文字号、发文模板、修改痕迹、自动套红、来文文号、来文类型、办理性质等。

另外,利用预设的流程、灵活可变的自定义节点,实现流程在框架范围内有限度的自由流转。分类显示每一个会签部门的意见,让流程在每个审批环节都一目了然。

以此,满足高校公文管理的复杂流转、审批、催办督办需求,实现收发文的全过程线上操作(拟制、审核、会签、签发、校对、套红、分发、查阅、打印、执行、归档),并对文件、信息处理情况提供实时监控。

 

支持多种移动终端,全面移动办公

移动端作为新协同OA平台的重要入口,支持iPhone/安卓手机、iPad/安卓平板。待办流程、待阅消息实时推送,移动端实时查阅、审批。移动通讯录让员工随时与任意一名同事取得联系,完成沟通协作。

流程处理&日程管理

消息推送&群聊消息

 

案例小结

泛微为浙大构建的这套全新OA平台,具备“一体化、平台化、移动化”三大特性,满足高校的校级、院级机构多,办事流程复杂、灵活性强等需求。

一体化:校院两级平台一体化,校院联动,实现用户体系统一、流程引擎统一、系统架构统一。确保上万名浙大教职工的办事流程流转高效、跟踪透明;

平台化:平台化OA系统的可维护性、可管理性大大增强。已有流程可以动态优化,新的流程可以自主新增维护;

移动化:待办消息实时推送,移动协同、碎片时间利用,令浙大人的工作更加便捷高效。

依托泛微平台化的产品和定制化开发能力,浙江大学完成了覆盖所有校级、院级及其他机构部门教职工的新协同办公平台打造,实现对工作流、信息流和知识流的全面整合管理。

在浙大120周年之际,祝贺浙大“求是创新”精神永葆青春!泛微始终努力为浙大OA建设尽绵薄之力!


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