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知识博客(K-log)理念在泛微协同管理平台e-cology的应用
发布日期:2012-06-06     浏览次数:5956

 

媒体报道链接 赛迪报道 e-works报道 硅谷动力报道 天极报道
一、引言
Blog是一个非正式的知识管理工具,具有知识管理潜力,能够及时捕获和收集企业内部分散于各个角落的技能知识。人们把这种基于Blog的知识管理称作K-Log。它能使雇员发布书面评论、摘要、链接、文档、重要的电子邮件等到公司内联网,人们能够查找、浏览、建档发布的内容。这使得知识的分享变得非常容易。
由于知识博客自身的一些优点,它会被越来越多的组织列入知识管理的备选工具。但是由于知识博客与现有的组织存在一些冲突,它对另外一些组织目标--如正规化和可控性的实现存在影响,也难以保持排他性地位。可以预见的是知识博客与目前现有的组织知识管理工具一起在满足组织扁平化和构建学习型组织需要的同时,可以实现一定程度上的集中控制。现有的知识管理系统,可以用于整个组织范围内的通用知识的管理,而知识博客比较适合于建立学习性项目团队。

二、K-log融入e-cology
引进知识博客之后,组织的知识管理就分为上下两层,两层之间相互区别,相互补充,协同工作,共同完成组织的知识管理。下面我们分为四大部分论述。
1、K-log体现了知识管理两大策略的融合 
知识管理的实现有两大策略:法典化策略与人格化策略。法典化策略是知识与人剥离,使知识独立于人而存在,并将知识储存在知识库中供反复使用;人格化策略是通过人与人互相接触、沟通、学习,实现知识管理。一般来说,企业实现知识管理这两种策略都需采用。法典化策略更适合显性知识的采集、运用;人格化策略更适合隐性知识的传递共享。但企业运用最多的还是人格化策略。这相对隐性知识来说对企业更相匹配。在知识管理概念尚未提出之前,人们就通过相互学习、沟通提高技能,历史悠久的师傅带徒弟其实就是如今所说的实现知识管理的人格化策略。
e-cology实现的知识管理其实是这两种策略的融合。其一,e-cology把企业的知识库分为几种表现形式:企业知识、部门知识、团队知识和个人知识。e-cology用文字、图表、声音等记录知识,其实就是一个法典化的过程。阅读知识库的人可以从这些文字、图表等中吸收到知识。其二,各种知识库的表现形式就是他们各自的代理,阅读某部门或者某个人的知识库、在e-cology上记录文档与企业所有人交流,领导动态监控一个人的工作学习过程其实就是一个BLOG 与BLOG 交流学习的人格化过程。
2、K-log有利于隐性知识管理 
目前,知识管理界对知识较权威的分类是将知识分为显性知识与隐性知识。显性知识指那些可以通过某些载体(文字、图表、声音等) 表现出来的知识。例如书籍就是最常见的显性知识的栖息地。隐性知识指那些难以言传与表达的知识,例如长期实践积累起来的经验。关于隐性知识最经典的比喻?quot;你很容易从1000 个人中找到你要找的人,你却很难向一个不认识他的人简单地解释你是如何找到他的"。遵照一级厨师写出的菜谱,你炒出的菜却与一级厨师炯异;按照销售经理的制作销售报告、安排客户访问的方法行事却无法达到与他类似的业绩。这些都说明隐性知识的难以言传性, 然而隐性知识却非常重要。如上比喻,隐性知识是一个厨师超越他人的核心能力,是一个销售经理的竞争优势。同样,隐性知识也是一个组织、一个企业强大的最关键因素。
但是隐性知识自身所具有的特点决定了人们很难捕捉到它,用知识管理的术语来说我们很难将隐性知识编码。目前企业界与理论界都在努力进行相关探索。IBM 发明了"讲故事"的方法,他们这样描述到:"故事中充满了信息,因为它们携带了比表面看到的更丰富的含义。一个故事能够'吸引'人们的思想参与,让听众或阅读者能够把自己的很多知识和信息同样融入到其中,因此有亲身体验的故事往往能够更加有效地激发参与者的知识反馈。"这种方法是一个非常有益的实践。但是在哪里讲故事? 什么时候讲故事? 讲给哪些人听? 是否要配备专门的人采集故事?是否要组织人员在固定的时间集中汇合听故事等等这些问题都增加了该建议实施的难度。 
e-cology就提供了一种机制类似于BLOG可以让人们随时记录下自己的"故事",而别人可以在方便的时间阅读这些故事。同时,E-COLOGY 还具有更多功能:员工可以订阅他人的知识,也可以订阅企业知识库的某个栏目,这样实现了听故事的选择性。需说明的是该订阅与传统意义的订阅类似,你可以收到你所订阅知识库的最新内容;但与传统订阅不同的是,你可以自己定义接收订阅内容的周期。传统月刊、周刊、日报分别以月、周、日为周期出版新内容,利用e-cology你不仅可以选择周、日为周期,甚至可以选择小时为周期查看新内容。这项功能与变化日益加快的现实非常匹配。公司谈判进程、会议记录也可以e-cology上记录,便于决策层及时了解谈判动态,辅助谈判人员决策。
3、K-log促进知识共享 
Arthur Andersen 公司将知识管理表达成: KM = ( P + K) S ,其中, K 是指组织中的知识,P 是组织的成员,"+ "是指技术,而S 是共享。这个公式所要表达的是"知识管理必须通过将人与技术充分结合,而在共享的组织文化下达到乘数的效果"。可见知识积累、信息技术和组织人员是知识管理的基础,而只有知识共享才可以使知识管理达到乘数效果,才能使知识创造价值,由此可见知识共享在知识管理中的重要作用。在博客的定义中,知识共享是博客的功能之一。可见,知识共享是博客与知识管理的共同特征。泛微的协同管理平台e-cology提供了多种知识共享的方式。e-cology知识库中的每个目录、每篇文档都可以设置共享权限;e-cology的八大模块都可以使知识共享变为现实,工作流可以把知识带到任何需要它的地方去。
4、K-log可以作为员工的个人知识管理工具 
博客作为企业员工的个人知识管理工具主要有四大功能:纪录功能、连接功能、订阅功能和回访功能。这些功能大家都很熟悉,泛微把BLOG建立在e-cology产品中,我们来看一下在e-cology中是如何表现的。 
4.1 e-cology个人知识管理工具的纪录功能
企业员工采用e-cology的纪录功能可以做以下事务:a. 做工作计划,工作计划时间单元由员工自定义。b. 记录工作过程,如销售员工记录当天的客户拜访过程、项目经理把当日会议记录放在自己的BLOG 上。c.记录工作总结、心得等。d. 关于工作的思考、建议。e. 个人通讯录。f . 个人工作资料库。如销售人员为自己的每个客户建立一个档案,记录客户的生日、职务、兴趣爱好、家庭状况、收入、联系方式、从事职业、使用同类产品记录、购买产品周期等信息;技术人员记录自己的技术开发心得、收集的技术资料等;管理人员收集的与自己工作有借鉴意义的激励方案、别的企业的规章制度和管理方法等。
4.2 e-cology个人知识管理工具的链接功能
企业员工采用e-cology的链接功能可以完成以下事务:a. 建立自己常用网站链接,例如某外贸人员经常登录某进出口网站收集信息,现在他可以通过自己的BLOG建立的链接直接通向该进出口网,不需记忆该网址及每次在浏览窗口键入该网站的URL ; b. 建立自己的BLOG链接,员工可以根据自己的需要选择BLOG 建立链接。如一个项目小组的成员可以互相建立BLOG 链接,通过在自己的BLOG 点击该链接可以达到小组其他人的BLOG,了解他们对项目的最新看法等信息。C.建立自己的知识链接,员工可以把自己感兴趣的知识放进自己的个人收藏夹,制作知识地图把所有一类相关的知识链接起来。
4.3 e-cology个人知识管理工具的订阅功能
企业员工利用e-cology的订阅功能可以订阅知识或他人的BLOG。订阅最新信息的功能大大提高了人们获得信息的效率,因为这样省去了人们在繁杂的新旧混合的信息中识别新信息的精力和时间。互联网就像一个信息海洋,一不留神就会迷失,人们必须对自己欲从互联网上搜索信息有清晰的认识和抵抗不相关信息诱惑的定力,否则很容易忘记初衷,造成时间精力的浪费,还容易让人因此而焦虑(信息困扰焦虑) 。有目的地订阅最新信息在一定程度上缓解了这种焦虑,提高了工作效率。有人说:"e-cology使用户能随时得到最新信息,花费的时间只有原来他们浏览网页和喜欢的书签的一半;但是最强有力的是'消除浪费'。"
4.4 e-cology个人知识管理工具的回访功能
企业员工利用e-cology的回访功能可以完成以下事务:a. 在企业知识库中阅读文章,可以在自己的BLOG 上发表评论,一般选择在自己的BLOG记录的评论都是颇有价值的、值得细读的,原因在于BLOG所有人对记载在自己的BLOG 上的内容都持负责态度的。这样的后果的好处在于:使一个有意义的话题可以深入进行下去。b.设置回复提醒。有同事在自己写的文章发表评论后会有自动提醒察看,节约了大量的时间。c. 保存邮件信息。员工在自己的邮箱中只需按"上传到我的BLOG"键就可以把重要的需长期保留的电子邮件储存在自己的BLOG 有关目录里。同时,企业可以对储存邮件的目录设定共享权限。如设定销售经理有权查看销售人员之间及销售员与客户工作有关的通信。

三、结束语
博客作为一种新的网络交流方式,以其相对于以往网络交流方式所具有的优越性,正在受到人们越来越多的关注。博客作为新的知识管理工具应用于企业知识管理,能够克服传统知识管理的缺陷,满足复杂知识环境下的需要,从而更好地提高企业知识管理的效率。泛微软件公司经过五年时间的探索,已经把传统的知识博客k-log完美的融入到协同管理平台e-cology中,可以更加有效的提升企业的核心竞争力。
媒体报道链接 赛迪报道 e-works报道 硅谷动力报道 天极报道
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