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大型集团企业OA案例:正大集团数万名员工OA系统实践
发布日期:2018-06-01     浏览次数:1930

正大集团是我国改革开放后首家在华投资的外商企业,也是在华投资规模最大、项目最多的外商企业之一。400多家在华企业、数万名员工的庞大中国区业务,让协同OA办公成为正大集团管理升级的重头戏…

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作为东南亚地区规模最大、最具影响力的跨国企业,正大集团在华40年间,业务涵盖农牧、金融、地产、制药等众多领域。这种多业务、多条线、多分部的发展模式让正大集团的中国区管理挑战重重:

组织结构复杂业务大,信息传递、审批效率如何保证?

400多家公司、593个分部,怎样实现一个系统办公?

现有SAP业务系统和办公系统怎样才能实现信息互通?

随着集团在华投资规模的不断扩大,针对以上管理难题,正大集团选择借力泛微OA搭建一个覆盖数万名员工、400多家公司的一体化办公平台。

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(正大集团项目框架)

此次项目合作,泛微通过OA系统全面流程化的管理和多系统集成的方式融“协同作业、实时通信、信息发布、行政办公、业务流程、数据集成、移动办公”于一体,为正大集团中国区员工打造一个集办公、沟通、审批于一体的智能办公平台。

一、正大集团OA项目实施亮点

1、一套系统覆盖整个集团

分支机构之间的信息孤岛状态让正大集团实现“一套系统办公”的需求日渐强烈。泛微OA从正大集团复杂的组织架构入手,理清组织集团内部之间层级关系、职能关系,实现由集团总部集中管控、各分支自主维护的协同办公平台。

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(正大集团OA办公平台)

·分级分权管理

从解构集团内部组织结构及系统操作权限开始,实现多维度管理。

多维矩阵划“层级”

以“组织架构和业务条线”为基准,通过多维矩阵进行岗位层级设定,让复杂的组织架构职能层级分明,如总部财务、大区财务、公司财务等。

权值分离定“权限”

泛微OA通过“权值分离”(权:后台维护权;值:数据查看权)的方式,让正大集团形成从总部、大区到公司实现层级分明、职能清晰、权限分明的分权管控体系:

数据分权:根据多维矩阵,由集团统一查看,子公司按权限范围获取有效数据;

维护分权:根据多维矩阵的层级划分,系统由集团统一管控,子公司自主维护;

【小结】:清晰的职能矩阵模式是正大集团实现集团化管控的基础,从分权到集中管控,实现一个系统办公。

2、“流程+文档”打破界限,信息共享

以文档为载体,打造集团内部知识库,以流程为脉络,规范办公程序,收集、传递重要信息;让正大集团庞大的业务体系打破组织界限,实现信息高速共享。

流程管理

正大集团的流程搭建主要以职能为基准横向铺展,依细分种类而纵向深入。形成总部集团流程通用易推广,分部流程复制推广、按需求自主搭建的管控模式。

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(部分流程)

目前全集团总计上线六百多条流程,极大的统一了日常办公标准。

公文管理

在详细的文档目录框架内通过OA系统流程收集文档信息,形成集团内部知识库,涵盖从集团至分部业务的所有信息数据,相关人员在权限范围内高效获取。

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(文档目录)

【小结】:目前正大集团已建立文档目录四百多个,正在逐步通过电子文档资料的统一储存、使用,来提高整个集团的知识效应,有效防止重要信息丢失。

3、集成SAP,业务管理一体化

实现SAP集成是正大集团的一大核心需求,种类繁多的业务信息通过SAP进行数据储存。OA系统在流程审批中随时从SAP自动调取数据,并将审批结果回写至SAP,形成信息实时更新、随时调用、自动填写的一体化管理模式。

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(OA-SAP集成)

·OA-SAP集成在具体业务中的应用:

费用报销类

所有费用报销类申请,如预算报销、签呈类费用报销、个人借/还款等,通过OA提交申请,审批通过后将结果回传至SAP,自动生成总账凭证,根据申请类型触发相关费用报销流程,完成费用报销。

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(行程与费用预算核准表)

采购付款类

采购部根据整理出的供应商付款清单,在OA系统提交采购付款流程,OA审核通过将结果回传至SAP,触发付款流程,凭证自动生成,OA接收付款信息,流程归档。

项目立项类

项目管理过程中往往涉及大量信息数据,如固定资产管理、合同全过程管理等。目前正大集团相关项目审批类流程,都将形成OA端申请、审批,SAP端记录信息的模式,信息互通,自动填报,效率大大提升。

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(固定资产管理)

【小结】:SAP-OA集成,实现业务审批一体化管理,减少人员重复录入工作,避免数据人工干预,减少信息误差,提高信息传输效率,降低审批风险。

4、统一移动工作台,随时随地办公

办公移动化,是正大集团现代化管理模式的一大重要特征。泛微将正大集团的所有OA应用同步至手机端,通过专属APP和e-message实现组织统一、应用统一、消息统一,帮助正大集团数万名在华员工打造随时随地智能办公体验。

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(移动端)

【小结】:操作简单、多终端支持,让办公无处不在。

二、正大集团OA系统应用价值分享

未来,信息化建设将成为众多像正大集团一样的大型集团管理升级的重要发力点。作为众多大型集团企业的长期合作伙伴,泛微从产品、实施到服务全方位洞察客户需求,让智能办公惠及更多需求型企业。此次正大集团OA系统,上线一年,总计产生流程17万多条,通常需要两周以上时间才能完成的线下签呈,现在两天就能完成;正大集团逐步呈现:

统一化:系统、信息、流程全面统一,高效办公;

规范化:理清流程、制度落地,业务按标准执行;

扁平化:系统集成,数据无缝对接,信息传输快;

简单化:业务程序化繁就简,移动办公打破界限。

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欢迎免费体验泛微最新OA系统:http://www.weaver.com.cn/oaxuanxing.html?source=10

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