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行业首创 | 泛微OA实现承兑汇票全生命周期管理
发布日期:2017-12-15     浏览次数:1595

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泛微OA实现承兑汇票全生命周期管理

过去,
皖维集团手工管理承兑汇票,财务部门面临很大挑战。并且劳动强度大,易出错、易遗漏;

如今,承兑汇票的接收/登记/审核、背书转让、贴现及台账及状态管理等都放在泛微协同OA平台。

一、客户简介

安徽皖维集团有限责任公司是安徽省国资委管辖的大型一档企业。是安徽省重要的化工、化纤、新材料联合制造企业,总资产超80亿元,年销售收入逾40亿元,进出口额超1亿美元。主导产品PVA、高强高模PVA纤维连续多年位居国内第一、世界前列。

二、方案背景

承兑汇票管理是财务管理的一项基础管理工作,承兑汇票管理工作的好坏影响财务会计资料的真实性、合法性和有效性。

皖维集团平均每月收取几亿的承兑汇票,为满足会计法承兑汇票管理的正规化要求,拟定了适合自身需要的银行承兑汇票管理方法。

主要目标:

1. 固化银行承兑汇票规范管理

2. 理顺银行承兑汇票结算程序

3. 加强银行承兑汇票风险防范

具体执行:

1.及时登记

集团要求业务经办人收取银行承兑汇票后,需要第一时间交给财务人员,财务人员及时登记造册。

2.合规检查

认真检查票面是否规范,用章是否规范,有无涂改的痕迹,背书是否有瑕疵,是否需要出具证明。 

3.统计查询

应建立“银行承兑汇票登记簿”的台账,注明主要票面信息,按照时间顺序建立档案,方便查询。

三、承兑汇票全生命周期管理

皖维集团为了保证承兑汇票的安全完整,监督承兑汇票的规范使用,夯实承兑汇票管理基础工作,决定采用泛微OA实行承兑汇票的全程电子化管理。

通过承兑汇票管理系统设置业务流、审批流,将所有承兑汇票业务环节进行规划,为强化财务管理工作打下了坚实基础。

承兑汇票登记管理

承兑汇票登记管理主要分三种,单独登记、批量登记、台账。经办人收到后,必需按财务要求,进行承兑汇票登记:

1.单独登记

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(承兑汇票单独登记单)

2.批量登记

销售部门可能一次性收到多张汇票,泛微OA为简化经办人的操作步骤,同时满足登记后快速审批,可将单据与流程结合,调整成如下方式:

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(承兑汇票批量登记流程表单)


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(承兑汇票批量登记审批流程表单)

3.台账库

通过OA财务平台承兑汇票台账,相关人员可了解承兑汇票明细信息、承兑汇票的状态等。

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(承兑汇票台账库)

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(承兑汇票台账查询)

承兑汇票付款管理

1.排款管理

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(承兑汇票方式付款)

说明:付款流程中选择承兑时,只能选择在库、未到期的承兑。

2.签收管理

泛微OA财务管理系统为保证承兑汇票不丢失,当确定需承兑付款时,采购人员可从财务领取承兑汇票,同时财务通过系统打印出“承兑汇票签收单”,交由相关供应商签字确认收到此承兑汇票。最后再由采购人员将相关承兑汇票的签收单带回公司、打印并上传至对应的付款流程。

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(承兑汇票签收流程处理)


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(承兑汇票签收流程处理)


承兑汇票状态跟踪

泛微OA财务管理系统当付款流程处理完成后,被选择的承兑汇票状态会自动更新,同时背书转让人、转让日期等同时也自动更新,从而方便实时跟踪每张承兑汇票。

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(承兑汇总信息跟踪)


承兑汇票贴现管理

承兑汇票的贴现,实承兑汇票转换成现金的过程,内部并不需要审批。因此当财务人员针对某张承兑汇票进行贴现处理时,为保证协同OA平台中的承兑汇票库与实物一致,财务人员还要在系统中手动更改承兑汇票状态为“贴现”。

四、承兑汇票管理平台价值分析

1.为强化财务管理工作打下坚实基础

2.实现财务科学化精细化管理的需要

3.提高财务部及相关人员的工作效率

五、案例小结

技术的创新往往带来管理的创新。泛微OA承兑汇票电子化管理运用现代信息技术,将承兑汇票管理各环节的内容、标准和程序在协同平台系统中固定下来,使日常工作基本实现了业务的标准化、流程的规范化、操作的智能化。

协同OA实现了票据各业务的信息交互、共享、衔接的票据全生命周期的电子化管理,有效提高了票据相关人员的工作效率,大大减轻了财务人员的工作强度,使承兑汇票信息的提供更加及时。

同时,承兑汇票电子化管理还促进了财务工作的规范化,由于在协同OA平台应用中,对会计数据来源提出了一系列规范要求,而且数据在处理过程中能始终得到控制;

总之,有了泛微OA承兑汇票管理电子化、信息化建设的有力支撑,可以使程序亮起来、管理细起来、服务快起来,财政管理科学化精细化水平将得到极大的提高。

欢迎免费体验泛微最新OA系统:

中大组织OA体验请访问:http://www.weaver.com.cn/e8

中小组织OA体验请访问:http://www.e-office.cn/

移动办公OA体验请访问:http://www.eteams.cn/

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