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泛微移动OA系统为组织打造记忆力
发布日期:2017-11-06     浏览次数:605

一、您的组织有记忆吗?

不要说记忆,有的企业连记录都没有。很多组织都是有行为没记录。没有工作日志,没有客户联系记录,没有合同台账,没有经验沉淀,没有工作模板...

结果就是:员工每天做了什么不知道,员工如何才能做好一件事没有章法可循,客户跟进的怎么样不清楚...

所以很多企业是没有记忆的,什么事情做了就过了,没有总结留下痕迹,这无法将组织中的个人经验上升到组织经验层面。

二、什么是组织记忆?

企业解决问题的能力取决于企业有多少组织记忆,组织记忆多,组织智慧就高。所以,企业要从增强自身的组织记忆这个角度,提升自己解决问题的能力。

而这里的关键又在于对自身解决问题的总结:曾经发生过哪些问题,这些问题怎么解决的,从想法到行动,从方案到执行,都要形成一套模板,然后保存下来成为记忆。

做过的才叫记忆,这些记忆既是你今后解决问题的参考,也是你培养新人的教材。

因此泛微认为:工作经验的沉淀就是组织记忆。

泛微就是想通过OA为组织锻造记忆,培养员工。比如,新销售进组织,我们其实没有太多的培训给他,客户该怎么找,项目应该怎么打,我们都有标准的知识地图让他学习,都有以前做过的案例作为参考。

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(知识地图是思路,把所有的知识点都串接在一起)

比如,A销售正在跟进柳工集团,如果和以前我们做过的龙工需求类似,那么,以前的案例就是一个很好的打单模板,那里面有解决问题的成功方法,从第一个动作到最后一个动作、工程机械类行业的常用表单有哪些、怎么设置审批节点、文档结构如何设置,案例里面都写得清清楚楚,这就是组织记忆。

OA帮助点:泛微的OA可以将所有的客户跟单情况导出形成一个案例,以方便新人进行学习,也方便销售团队进行复盘。

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现在有多少企业有这样的模板?说实话,没使用OA之前,很多企业这一部分都是空白,遇到问题就一筹莫展。要么去听课,要么请高人,要么开会讨论……

三、如何打造组织的记忆力

一般来讲,打造组织的记忆力本质上就是知识管理,可分为四大过程:知识积累、知识共享、知识应用、知识创新,下面我们分别以这四个主题来阐述泛微的实现方法。

知识积累

作为员工的我们基本上每天产生的文件都通过新建文档建立到我们知识库中。

做知识管理最难的就是知识的收集,因为我们很多的员工还不是很习惯将文档存储到我们的OA系统中,所以泛微刚开始的时候也是利用其他方法来积累知识,例如我们很多的文档来自于流程,通过流程中创建文档然后自动归档到知识库中。

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除了流程之外,我们的计划、项目、协作沟通、日常安排、邮件、客户联系记录都是文档的重要来源,如果脱离这些实际的模块,对于员工来讲,确实很难在短时间内养成讲文档直接存储在知识库中的习惯。

此外,通过历史文档的批量上传、与其他系统的文件交换、公文交换等多种方式达到知识库的积累,从而解决知识管理中最大一难题。

知识共享

积累知识的目的不只是为了积累,而是如何让知识分享与利用,所以有了积累,就需要想办法更好的去分享。

OA里所有的文档创建后都会根据默认的权限和推送规则主动推送到每个人的工作门户当中。

知识应用

知识的积累和分享目的是让知识能充分在我们日常的工作中利用起来,为我们的工作提供相应的指引和帮助。

把知识应用到行动当中,就会变为智慧,智慧是知识应用之后才产生。如果你的知识不去应用,你是不会有智慧的。智慧完全是一个应用的过程。知行合一,当组织能应用知识的时候,组织就会拥有了智慧。

大家利用知识通用、最习惯、也最直接的方式就是搜索:

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当然,我们还有全文检索工具,帮助我们企业建立内部的百度:

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(企业内部的百度)

但是,知识的利用远远不是这么简单。

知识利用的难点:信息如海,难以鉴别真正的知识。

大部分员工不能做知识的甄别,会陷入到难以选择的境地。难以选择,就无法创造价值。

组织通过这样的知识收集体系积累了大量文档,关键是如何把他们提炼成知识,这个时候就可以利用知识地图的方式去提炼知识,更加有效的推送我们的知识。

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(泛微内部知识地图)

组织针对自己的业务特性与需要建立很多的知识地图,例如针对销售岗位、分公司运营的、项目工具的、咨询顾问、技术研发、行业知识类的。

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(岗位知识地图)

我们遇到问题,可以通过搜索去寻找答案,可以通过知识库去寻找参考资料,可以通过知识地图去学习,但是如果我们系统中找不到我想要的文件,那我应该怎么办,那最终只能找到人解决。

所以对于知识管理来讲还有很重要的一点就是建立知识体系中的专家网络。

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OA,通过人力资源卡片,通过我们的专家网络,你可以知道什么样的问题找谁更有效的,这个人还有什么其它的知识点。

知识创新

组织中每天都会有很多的文档在上传,其中有很多的文档是属于反复修改,很多人对于这个文档进行回复,修改,通过这样的方式才能保持我们知识体系的生命力。

我们面对的问题在不断的变化,因此,我么需要对我们的知识进行的更新,但是更新的前提是利用,如果你的知识都没有人看,没有下载,那肯定这样的知识就是没有利用价值。

我们可以对某些文档设置评价,大家可以对该文档的质量进行评估,来确认是否有价值。

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当然,知识的创新很大部分不是一套软件系统就能解决的事情,但我们还是希望能够提供这样的环境氛围供大家相互讨论、交流、评价、更新,同时再结合知识管理相应的体系文化和激励机制能鼓励所有员工能更积极的共享知识和创新,只有这样才能充分的把知识管理闭环的串接起来,形成一套可持续经营的知识体系。

写在最后:由于每个企业的业务运作模式不一样,每个企业的知识领域也不一样,也就是说每个企业都有自己的“记忆力”。所以我们必须要结合企业的战略和业务运作模式,将原来企业里那些无序的、零零散散的知识进行分类归纳,然后提炼出企业的知识领域,同时梳理出整体的知识体系。

泛微OA如同一本书的目录一样,结构化您组织的知识,让企业里的每一个员工都能最快找到所需要的知识。最终,协助您的组织形成记忆力。

泛微OA帮助您的企业把曾经的经验变成一种记忆。这个“记忆”你看不见却不断帮助你的企业解决问题。

欢迎免费体验泛微最新OA系统:http://www.weaver.com.cn/e8

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