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满记甜品:7名财务人员成功完成300家店的日常核算
发布日期:2017-06-22    浏览次数:2984

在餐饮业,「满记甜品」是个响当当的名字。从普通的甜水铺子到叱咤行业的领头羊,满记甜品用10年时间完成了全国近300间门店的布局。

“一边是高速的扩张,一边是始终平稳的财务管控”,深究起满记成功的因由,我们发现,满记傲人的业绩,离不开其效率惊人的财务团队。

小团队创高效奇迹。

满记在全国有近300家直营店,总部财务核算团队却仅有7人,他们需要全方位管理所有门店及公司的开店损益测算;日常费用、租赁、装修投资等所有付款业务的预算控制及审核、资金安排及支付、会计凭证制单……工作量大到难以想象。但让人吃惊的是,即便在高速扩张期,满记财务核算团队一直保持精准、平稳、高效运作,保障着公司的平稳运营。

他们是如何做到的?走进满记,我们挖出了这个让业内人士都好奇的秘密。

 

合作背景

2013年,满记甜品开始与泛微合作,由财务经理余女士牵头,双方在项目期间共同发挥各自的专业优势。经过三期项目建设,满记甜品构建起以财务为核心的运营管控平台,通过线上报销、门店租金管理、门店工程预算,固定资产等模块,实现了“7名财务人员成功完成300家门店的日常核算”的应用效果。

 

满记OA,以财务为核心的内部运营管控平台

在满记与泛微合作开发中,紧抓企业痛点,通过系统提升企业效率及竞争力。

痛点1:连锁企业日常报销单数量多,签批节点多,经办人因无法知晓单据付款进度,需与各签批部门和财务部跟进协调。

方案1:报销单据在OA线上提交,各节点签批进度一目了然,单据配备条码,便于找寻。

 

痛点2:“收款账号”“收款人”等字段手工填写,差错率高;致后期到账延时,既增加财务人员工作量,也影响企业信誉。

方案2:成功完成一次付款后,通过关键字搜索即带出准确的付款信息。

 

痛点3:同一业务类型,会因经办人员的表述不同,财务人员的理解不同,而做出不同的会计处理,影响后期数据汇总分析的准确性。

方案3:梳理并配置企业日常业务类型,上线后经办人员可通过关键字搜索,确认“业务类型”,并带出“会计核算科目”,自动拼接“摘要”等功能。

 

痛点4:预算执行的事后分析,形式大于实质。

方案4:OA线上预算控制,在填报节点做“超支拦截”,由经办人在知晓“已超支”的第一时间,填写“超支说明”,做到“事前控制”,财务端可调取所有预算超支的明细。

 

痛点5:个人借款的后续归还/分次冲销,需与财务部门不断沟通核对。

方案5:借款人在OA线上完成借款/还款/冲销流程,流水在相关报表中清晰列支。

 

痛点6:门店备用金由店长手工登记台帐,可能出现漏登/错登,致备用金“应存金额”与“实存金额”有出入。

方案6:凭报销单和财务打款记录,生成单店三栏式《备用金明细表》,供随时盘点。

 

痛点7:租赁门店付款审核,因涉及不同业主规定,不同商务条件约束,多种付款类别,多种付款类别的不同计算方式,致日常审核耗时耗力。

方案7:OA平台租赁管理模块,用户仅需在合同签订时,录入相关字段,在付款月即可生成各门店/各费用项的“应付金额”,也可为用户的资金安排提供数据支持。

 

线上报销高度集成,一张报销单实现多重管控

满记甜品的报销单集成了请款、报销、暂支、还款、冲销、会计凭证制单、预算控制、租金管理、欠发票核销管理等多个条目,一张报销单能够满足多种财务需求。这不仅为业务部门提供了方便,也便于财务人员集中管控,有效提升工作效率。

 

系统自动生成的各类报表为各层级用户节省了大量沟通成本:业务部门无需绕道财务,便可自助查询财务细项,实时追踪费用发生情况、备用金情况和发票核销情况。

 

门店工程预算,在线维护,全流程实时追踪

新店意向时:根据门店营业额分级设置工程预算,不同的营业额对应不同级别的预算标准,各职能部门线上编制确认,系统生成《投资损益表》,供管理层做开店决策。工程付款时:线上预算控制、设备到店控制(与固定资产模块联动)。工程结束时:生成《工程决算表》,《供应商对账表》。                                       

案例小结

在满记甜品看来,餐饮连锁企业的发展非常依赖规模效应,但是不断扩大的规模会给企业的运营管理增加负担。为了解决这一问题,由财务部携手泛微OA,构建一套具有强财务管控特色的运营管控平台,有力地支撑起门店的快速扩张。

借助PC建模引擎,快速构建日常报销,租赁合同、门店租金、工程等个性化应用。运用流程引擎,实现平台中各功能之间的信息流转。通过集成中心,实现OA与其他财务系统的集成,自动生成费用凭证。

通过4年彼此信任的合作,满记甜品牢牢抓住了企业的财务命脉,因规模扩张导致的管理难题由此迎刃而解,同时也为双方接下来更多的合作打下了坚实的基础。

更多OA应用请登录泛微官网查看:http://www.weaver.com.cn/

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