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从零起步,看协同OA如何在“好彩头”绽放光彩
发布日期:2016-09-27     浏览次数:1017

还在喝单一乳酸菌吗?小样小乳酸6种乳酸菌发酵,这点很重要,每天一瓶小样小乳酸。咕噜咕噜早上好,我是小样,我就这样!

小样小乳酸,出自好彩头食品小样品牌,是好彩头推出的一种发酵型的含乳饮品。而好彩头正是我们本次案例的主人公。

福建好彩头食品股份有限公司

(以下简称好彩头)诞生于2005年,注册资本3亿元,总部设在素有中国品牌之都和全国糖食基地之称的福建晋江。好彩头主要生产饮料、糕点、糖果、膨化食品等,是一家集研发、生产、销售为一体的品牌企业。

好彩头历经10多年的发展,企业规模快速扩张,分布在全国各地的分公司、办事处越来越多,合作伙伴、外勤人员的数量成倍增长,企业成本不断增加,传统的线下管理模式问题逐渐凸显。

如何保证信息及时上传下达?

如何实现从上至下地规范化管理?

如何避免冗长低效的办事流程,让事务处理回归简单?

如何控制预算成本,降本增效?

如何告别拍脑袋审批时代,让审批有据可依?

……

好彩头董事会意识到这些问题如果不能妥善解决,势必阻碍好彩头未来的发展。管理方式的改革已经迫在眉睫,经过多轮商讨,好彩头当机立断,自2015年起,开始了全面信息化建设的部署工作。

1、分布OA部署,充分发挥协同平台管控效能

2015年对好彩头而言,可谓是信息化建设的元年,OA、ERP、HR三大系统同时推进。经过多方选型,好彩头看中了泛微OA的流程协同、异构系统集成以及移动办公方面的突出能力,决定将OA作为整个信息化系统的管控平台,打通各个系统间的数据流、业务流,在协同OA上实现统一的办公和管理。高楼不可能一日能建成,好彩头开始了分布部署的OA规划之路。

好彩头信息化建设蓝图

第一阶段:协同OA部署,将管理从线下搬到线上

l  梳理、优化集团现有的流程及规章制度,通过流程平台快速、有效地对流程进行固化、发布及管控;

l  启用e-mobile移动办公应用,集团上下全员覆盖。搭建集团、部门及个人门户,实现信息共享。

第二阶段:深度集成,多元应用,让管理更加有序

l  OA与ERP系统、HR系统及报表系统集成,打通数据关联,发挥协同OA的管控效能;

l  利用泛微以预算费控为特色的财务共享解决方案实现对合作伙伴、对员工的全方位费用管控,推动可视化管理;

l  搭建外勤管理系统、培训系统、与携程集成的差旅系统等,逐步完善日常管理的各个模块;

l  启用合同管理应用,为各类合同提供全生命周期管理,通过对合同收/付款计划的跟踪分析,提供企业预算计划;

l  搭建经销商门户、承运商门户和供应商门户,实现双方信息共享,加强对供应链的管理。

2、外勤管理系统,将零散的外勤人员纳入统一管理

对于好彩头这类快消型企业来说,经销商、终端门店遍布全国的大街小巷,而业务代表则穿梭于这些林林总总的店铺之中。如何克服地域、时间等因素,进行有效的终端管理和业务代表拜访管理呢?外勤管理系统可以做到。

业务代表小王所负责的片区下新开了一家便利店,经过拜访后,得到老板认可,同意采购好彩头的小样乳酸菌。刚谈妥第一笔合同,小王赶紧拿出手机,打开外勤管理系统的终端管理,记录了这家新增管辖门店的详细信息并在系统中执行终端下单动作。

新增终端管理

一个月后,小王例行进行终端拜访。到店后,打开手机,进行拍照签到。进店后与客户打招呼,之后开始巡店工作,主要任务有生动化表现提报、竞品提报、资产巡检、终端下单、库存上报、拜访总结等,执行离开终端动作。离开终端,这一次巡店就完成了。拜访过程中就将领导关心数据录入系统,相关数据形成报表,呈现给业务部门以辅助决策。

定位拍照签到

执行拜访任务

拍照上传、下单记录

3、全供应链管理平台,实现产供销运一体化

好彩头为了提升整体运营效率,打通了上中下产销链上的所有环节,包括经销商、承运商和供应商。通过OA与ERP的集成整合,利用门户的形式,实现各个环节的业务协同和统一管理。(关于供应商与经销商门户之前在案例中有过详细介绍,有兴趣的朋友可点击阅读【案例】“这才叫得力”—OA与SAP集成构建上下游协同)

承运商门户

什么是承运商?是指好彩头将运输业务外包给其他运输或物流企业来承运,这些承担好彩头运输业务的企业,被称之为承运商。一旦将货物交到承运商手上,承运商即要根据需求安排送货,并在系统承运商门户中实时录入物流信息。好彩头和经销商可以随时在系统中自助查询物流状态,货物有没有发出、到哪里了、预计几天可到货、相关负责人是谁等。这种情形类似于淘宝订单的查看订单,可以随时掌握订单运送情况。

承运物流状态查询

案例小结

相比其他一些企业来说,好彩头的信息化建设起步略晚。但是当内部管理跟不上企业扩张速度的时候,公司当下找到了问题所在,抓住要害快速出击。从零开始,一步一步,稳扎稳打地进行信息化建设部署。从开始的基础OA应用,到异构系统集成,到深度业务应用挖掘……不仅仅实现了日常办公的协同,而是达到了生产、运输、销售的业务管理大协同。

泛微常务总裁王晨志表示,好彩头对于信息化的认识、远见以及魄力令人钦佩,当属敢想敢为的典范。在信息化建设中,头脑清晰,不盲从不追随,而是从企业需求出发,打造属于好彩头的特色协同管控平台。期待此次合作能为双方创造更多好彩头!

本文根据对福建好彩头IT经理王文平的采访整理完成。再次感谢王经理细致入微的讲解与分享。

福建好彩头IT经理 王文平

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